公開日：2020.10.08
更新日：
【前篇】繰り返す作業は自動化を！スケジュールテンプレートを自動化したら便利だった話
この記事の目次（クリックで項目へジャンプします）
こんにちは！OTです。
ディレクターを始め、プロジェクトのガントチャート・スケジュールは皆さん何で作っていますか？便利なツールは色々ありますが、何だかんだEXCELで作っている人は多いのではないでしょうか。
今回本当は執筆当番ではないのですが、とっても便利なスケジュールテンプレートを作ったので自慢したく、急遽筆を執っております。（ハードルを上げていくスタイル）
毎回同じ作業を繰り返すのって非効率
弊社はGoogleスプレッドシートで作っているのですが、私は新しいプロジェクトが始まるたびに、
・日付を入れる
・曜日を入れる
・土日、祝日のセルの色を変える
・各工程の開始日、終了日に合わせてセルの色を塗る
を毎回やった結果、3案件目くらいで「めんどくさい」って気持ちが生まれたため、上記の作業の自動化を試みました。
今回は、上記の4工程を自動化できる数式と書式設定をご紹介します。
（同じ方法でEXCELでもできるはず…です！）
基本のフォーマット
私がガントチャートをつくる時の基本的なフォーマットはこちら
A列：番号（No）
B列：作業内容
C列：担当者
D列：開始日
E列：終了日
F列以降：カレンダー（3行目に月、4行目に日にち、5行目に曜日）
なので、数式は上記を基準に説明していきます。
人によっては項目に差があると思いますので、適宜使いやすいようにカスタムを。
日付を入れる
それでは日付を入れていきましょう。
私は4行目は日にちだけを表示しています。（10/1のようにすると文字が多くて見づらいので、見やすくするため）
まず、プロジェクト開始日をF3セルに入力します。日にちのみ表示する場合は、
ツールバー ＞ 表示形式 ＞ 数字 ＞ 表示形式の詳細設定 ＞ その他の日付や時刻の形式
を編集します。
年と月は不要なので、それぞれクリックして「削除」を押すと日付が残ります。
※年・月の文字が別途残っちゃう場合は、その文字も消してください
日付も同様にクリックすると、書式が出てくるので「先行ゼロなしの日」を選択。
こうすることで、スッキリ日にちだけが表示できました。
※「月」はそこまで手間ではないので、各1日の上に、手動で10月、11月……と入れています
曜日を自動で入れる
日付の下には曜日を入れます。こちらは上記の日付に合わせて自動反映されるようにしたいので、簡単な数式を使います。
「＝F4」と入力するだけ！
こうして真上の日付をコピーしてそのままセルに反映できます。そうしたら先程の「その他の日付や時刻の形式」を編集して、年・月・日をすべて消したら「曜日の省略形」を選びましょう。
そうすることで、上の日にちを参照してスプレッドシートが曜日を自動入力してくれます。あとは、右にドラッグして一気にコピーするだけ。それぞれのセルが真上のセルを参照するので、自動で曜日が変わります。
土日のセルの色をグレーにする
弊社はカレンダー通りの営業日なので、土日祝はおやすみです。そのため、分かりやすいようにセルを「条件付き書式」を使ってグレーで塗り分けます。
土日をスプレッドシートが自動で判断するためには「WEEKDAY関数」を使います。
スプレッドシート（EXCEL）は、曜日を数字で判断して自動で取り出すんですね。その数字は以下。
日曜=1、月曜=2、火曜=3、水曜=4、木曜=5、金曜=6、土曜=7
つまり2020/10/8と書かれたセルをWEEKDAY関数で参照すると、木曜日なので「5」となります。
土日のセルをグレーにしたい時は、スプレッドシートに「WEEKDAY関数で1か7の数字が返ってきたらグレーで塗ってね」と条件付き書式を入れればよいのです。
スケジュールの起点であるF4を選択して、ドラッグでスケジュールのエリアを全選択したらカスタム数式で「=WEEKDAY(F$4)=1」と記入します。
※カスタム数式の意味は「F4のセルが日曜日」です
※日付のいる行4行目は参照を固定するので＄マークをつけます。Fは常に参照列がずれていくのでそのまま。
書式を設定すると、日曜日の列が自動でグレーアウトされましたね！
同じ要領で、土曜日も設定しましょう。「条件を追加」をクリックして、カスタム数式を「=WEEKDAY(F$4)=7」に。これで土曜日のセルもグレーアウトです。
祝日のセルの色をグレーにする
土日も自動化したら祝日も自動化したい（ってマネージャーに言われた）ので、祝日も自動でグレーにするようにします。
まずスプレッドシートに祝日を認識してもらう必要があるので、参照できる祝日シートをつくりましょう。 シートを追加＞新しいシート をして名前をつけます。私は「祝日リスト」と名付けました。そしたら、その祝日リストに祝日を入力していきます。
祝日は「EXCEL 祝日 一覧」で調べるとまとめられているので、コピペするだけ！私は3年分登録しました。
せっかくなので会社の休業日もグレーにしようと思い立ち、合わせてリストにしました。
青字は弊社の年末年始休暇（記事公開時の予定）です。期間中の連絡はお休み明けになりますので、ご承知くださいませ。
さて、祝日リストができたら祝日もグレーになるよう書式設定をしましょう。先程の土日の書式変更にさらに「条件を追加」して、カスタム数式を変更します。
数式は「=COUNTIF(INDIRECT(“祝日リスト!A1:A”),F$4)=1」です。
COUNTIF…特定の条件に一致しているセルを数える
INDIRECT…指定される文字列への参照を返す
“祝日リスト!A1:A”…別シートを参照する時は「シート名！セル番号」と記載します（シート名が日本語の場合は””でくくる）
…つまり数式は「祝日リストシートのA列に、F4行と一致する日付が1個あった場合は（グレーに）」となっているわけです。
こうして、祝日リストにある日にちも自動でグレーになりました。
そして後篇へ
日付を1つ入力するだけで、自動で曜日が入力され、さらに土日祝の列も塗りつぶされる。これだけでもスケジュール制作の作業がかなり楽になったのではないでしょうか！
次はいよいよ、「開始日と終了日（D,E列）を入力すると自動で該当期間のセルが塗りつぶされる」説明をしたいのですが、気がついたら文章がかなり長くなっていました…。こちらの説明は後編に分けようと思います。
おまけ
後編の説明まで待てないよ！一刻も早くスケジュール制作を効率化したいよ！
という方のために、今回のスケジュールテンプレートを無料公開することにしました。
クリックすると、Googleスプレッドシートが開きます（閲覧権限のみ）
ご利用になりたい方は、ツールバー＞ファイル ＞ コピーを作成 より、ご自身のアカウントでコピーしたファイルを編集してくださいね。
それでは後編、お楽しみに！（テンプレ公開したけど読んでほしい！）
スケジュールのフォーマットを作ったはよいけど、作業を洗い出すのが苦手…という方は、こちらの記事もご覧ください。
プロジェクト成功の鍵は段取りにあり！WBSでタスクを細分化しよう
もっとEXCEL・スプレッドシートの便利数式を知りたい！という方はこちらの記事もご覧ください。
