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ヒアリングから社内コミュニケーションにも使える!質問力を高めるために気にしていること

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どうもゴトーです。
今年も残り1ヶ月ですね。札幌は例年よりも遅い気がしますが、12月に入って雪がつもりはじめました。

さて今回は、ディレクターをしていると、主な仕事が「伝える」ことと「聞き取る」ことの社内外コミュニケーションがほとんどだなと思い、「聞き取る」ときに僕が気にしている【質問力】について書いてみました。
(質問力とか書くと、すごいできる人みたいに見えて恐れ多い。。)

案件の初期ヒアリングから、社員インタビュー、関係各所への確認など、あらゆる場面で上手に質問できる人はスムーズに深い話を聞き取ることができ、逆に低い人は時間だけがかかって何も得られないなんてこともあります。

とくに最近ではリモートで作業する企業も増え、社内間でも気軽にできるコミュニケーションは減っていると思い、短時間であっても有意義にしていくための参考になればと思います。

質問力とは

質問力とは、不明点や疑問点などを問いかけるコミュニケーション能力の1つ。(詳しくはそれについての書籍も出ているそう)
上手な質問ができると、相手から引き出したい情報を短時間に、深く、聞き取ることができます。

僕は、なるべくなら相手にも有意義だったと思って欲しく、そのために下記のことを気にして作業するようにしています。

なんといっても事前準備が大事

何にでも言えますが、事前準備とても大事です。
これができているかで、聞き取りの内容がかなり変わります。

さらに、事前準備をしていると余裕が生まれるため、想定外の場面もうまく対応できたりと良いことがたくさん。

そこで実際に僕が事前準備でしていることは、これらになります。
①:ゴールを決める
②:できる範囲の情報を集める
③:質問リストをつくる
④:時間配分

①:ゴールを決める

今回は「これを解決しよう」「このあたりの内容を聞くことができればOK」など、あらかじめゴールを決めることで、質問の目的がはっきりします。

ゴールがはっきりすると、用意する質問など、ゴールから逆算して全体を考えることができるようになります。

②:できる範囲の情報を集める

聞かなくてもわかることは、できるかぎり情報を集めるようにしましょう。

例えば、企業へのヒアリングで、その企業の沿革について聞くのはネットに載っていれば時間の無駄になります。(相手もそれくらいは調べて欲しいと思うかもしれません。)
狙いがあってあえて聞いてみるというのもありますが、それなら新しい角度で質問をしたほうが有意義と思います。

ちょっとした相談でも調べればわかることはあります。
それをしたうえで、正しいのかを確かめるだけにしたり、調べたことを踏まえて質問をしてみるといいかもしれません。

③:質問リストをつくる

質問はあらかじめリストアップしておきます。
そこからさらにリストアップした質問を、
・カテゴリーごとに分ける
・優先順位をつける
・質問の種類の調整をする
まで行うと、より使いやすい質問リストになるでしょう。
とくに「質問の種類の調整をする」ことは、聞き取り内容や時間の調整に役立ちます。

[質問の種類とは]
クローズドクエスチョン
 →「はい」「いいえ」で答えられる質問
オープンクエスチョン
 →相手に自由に答えてもらう質問

合意が欲しいだけならクローズドクエスチョンがいいですし、新しい情報を引き出すならオープンクエスチョンで上手に聞き取ることになります。

質問が苦手な人はすべてオープンクエスチョンで聞いてしまい、相手も自由回答だから答えるのに苦労してギクシャクすることがあるため、最初はクローズドクエスチョンになるよう質問を言い変えてみるのがいいと思います。

④:時間配分

忙しい方にお時間をいただいてインタビューするときは、時間がほとんど取れないこともあります。また、お時間を長くいただけたとしても、質問するためにわざわざ空けてくれているわけで、だらだらと無駄にすることはできません。

だからこそ①〜③の作業をして、どこにどれくらいの比重を置くかなどを考えてシミュレーションすることで、本番で用意された時間がより価値のあるものになると考えています。

まとめ

ヒアリングをするときは、①〜④の作業をして、どれだけ有意義にできるかを考えていました。
社内コミュニケーションやプライベートまで、すべてをやるのは疲れると思いますが、ちょっと考えるクセをつけるだけでもコミュニケーションの質が上がるのではと思っています。

僕はアドリブが苦手でよく話を散らかしがちなので、あらためて気にかけたいと思いました。

みなさんも「もう少し短時間で話をまとめることができないか」「聞きたいことがなかなか聞き出せない」など悩んだときに、質問方法を変えてみる参考にしていただければと思います。

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