時間コストを可視化しよう！工数管理のすすめ

最近のお仕事のBGMはCreepy Nutsです。OTです。（「よふかしのうた」が好き）
本日はビジネスでものづくりをするには欠かせない「工数管理」についてお話します。

工数管理とは「プロジェクト完了に必要な業務量の合計を可視化」し「適正な時間でプロジェクトやタスクが進行できているかをチェックする」ことです。

こちらが管理できていないと「たくさん働いたのに、売上が見合ってない！」「思ったより時間がかかってしまって、プロジェクトが上手く進まない！」などトラブルが起きやすくなり、経営や業務効率の問題が多くなってしまいます。

クリエイティブ業界に飛び込んだ方向けの記事ではありますが、制作や製造の現場で特に大切とされるQCD［Quality（品質）・Cost（コスト）・Delivery（納期）］を向上させるための重要な管理項目となりますので、ぜひ読んでいただけると嬉しいです。

そもそも工数って何だろう？

工数とは、簡単に言うと「プロジェクトやひとまとまりのタスクを完了させるまでにかかる時間」のことを指します。
例えばWebサイトの場合でいうと、下記が該当しますね。

ディレクター工数：サイト設計や要件定義、進行管理など
デザイナー工数：デザイン作業以外にも、参考資料集めやラフ制作など
エンジニア工数：構築作業、検証、公開対応など

上記をまとめると「プロジェクト工数」となりまして、会社によりますがPMやディレクターが予算管理の一環として、外注費等と合わせてチェックしていることも多いです。

工数管理が大切な理由

極端な例ですが「たくさんものを作ったにも関わらず、売上が全然ない！」という状況になるのを防ぐために、いただいた金額に対して見合った作業内容かどうか、というのをチェックするため、どのタスクにどのくらいの工数がかかったかどうかを数値化・可視化するのが工数管理をする目的です。

Web制作に関わらず「成果物を納品する仕事」は「成果物そのもの（※）」に対して報酬が発生しますが、プロジェクトメンバーは「働いた時間」に対してコストが発生しています。
（※契約により、労働力としてリソースを提供している場合等は除く）

例えば、バナー制作を10,000円で受注・デザイナーの1時間あたりの稼働コストが2,000円とします。
上記の報酬と稼働コストで計算した場合、
4時間でバナーを作ったら、10,000円−8,000円＝2,000円（黒字・利益あり）
6時間でバナーを作ったら、10,000円−12,000円＝−2,000円（赤字・損失あり）
となります。

報酬と稼働コストの計算をすると、デザイナーは1円でも利益を上げたいのであれば5時間未満で制作を終わらせなきゃいけない！という作業時間の目安が分かりますね。
（シンプルな説明のため実際の色々な数字を端折っていますが）ビジネスとしてものづくりに従事するクリエイターであれば、工数を意識して適正な利益を得られるようになる必要があると思っています。

工数管理をするメリット

工数管理をするメリットは、プロジェクトメンバーはもちろん、クライアントにもたくさんあります。

作業者へのメリット

・作業にかかる時間の目安が分かるため、作業の予定が立てやすい
・自分が「何の作業にどれくらい時間がかかったか」を可視化できるため、モチベーションアップや振り返りができる

管理者へのメリット

・目に見えない時間コストを可視化するため、プロジェクト全体のコスト管理がしやすい
・メンバーのパフォーマンスが可視化されるので、プロジェクト計画を立てやすい
・計画や、見積りがより正確になる

クライアントへのメリット

・依頼内容に対して明確な計画と見積が提示されるので、安心感や納得感を得やすい

おすすめ工数管理ツール

monomodeでは、株式会社リーピー（Leapy,Inc.）さんが提供しているPaceを利用しています。
日報感覚で作業記録をつけられますし、見積り（売上）や外注費をまとめて登録できるので、案件や顧客ごとの工数を確認しやすいのがポイントです。
また、各メンバーの作業内容をチェックしやすいので、フィードバックや評価時にも助かっています。いつもお世話になっております！

以上、時間とお金を適切に管理することで、クライアントにも自社にとっても、納得のできるプロジェクト進行を心がけていきたいと思っているOTでした！