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プロジェクト成功の鍵は段取りにあり!WBSでタスクを細分化しよう

マネジメント

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wbs
ディレクション
プロジェクト管理

はじめまして。ディレクターのOTです。
突然ですが皆さん、プロジェクト管理は得意ですか?

プロジェクトが急発進して何から手をつけていいか分からず、あたふたしているうちにスケジュールが遅れたり、タスクの抜け漏れがあって慌てたり、トラブルの対応に追われたり……。
そして気づけば案件が燃えていたり、チームメンバーが疲弊している……なんて話をよく耳にする制作業界でございます。(つらい)

プロジェクトが大きければ大きいほど、どうやって進めればいいか悩んでしまいがちですが、「段取り八分・仕事二分」「急がばまわれ」と言うように、段取りさえしっかりしていればあとは工程に沿って進行を管理していくことができます。

逆に、この段取りが悪いとプロジェクトの途中で「あ、この作業を忘れてた!」「このタスクは誰がやるんだっけ?」などの想定外の事態が発生し、予定が遅れたりチームが振り回されたりすることになってしまいます。

そこで今日は、安心安全なプロジェクト進行のための鍵「WBS」についてお話しようと思います。

WBSでプロジェクトを分解してタスクを可視化!

目の前に大きなステーキがあったとして、いきなり噛み付くのでは食べづらいのと同じですね。プロジェクトも同じで、まずは食べやすい大きさに仕事を細かく切り分けることが大切です。(そして食べきれない量の仕事は、他の人にも食べてもらいましょう)

具体的にどうするかというと、まず最初にプロジェクトが決まったら、

①ゴールに向かってやらねばいけないタスクをなるべく細かく洗い出し
②それぞれの担当と、開始日/期限を設定

したToDoリストを作ります。
これをWBS(Work=仕事、作業  Breakdown=分解  Structure=組み立てと呼びます。

 

※ちなみによくスケジュールと混同されやすいWBSですが、
・各タスクとその開始/期限を設定したリストがWBS
・WBSを時間軸でグラフ化し、視覚的に分かりやすくしたものがガントチャート
で、スケジュールとは基本的にガントチャートの方を指す場合が多いです

WBSをチェックして、リスクや抜け漏れを回避しよう

WBSをつくったら内容を確認し、無理のないプロジェクト進行ができるかチェックします。Webサイトを制作する場合だと、以下のようなケースが考えられますね。

リスク:同じ日にデザイナーAの作業期日が複数集中している
解決策:
例)1人では進行に無理があるかもしれないので、デザイナーBをサポートに入れる
例)デザイナーAの作業期日をずらして、作業が集中しないようにする

抜け漏れ:掲載する原稿が必要だが、原稿関連のタスクがない
解決策:
例)ライターに原稿の制作依頼をする
例)クライアントに原稿を提供してもらうよう依頼する

WBSをチェックしリスクや抜け漏れを見直せば、事前に危険を回避することに繋がります。

ただし、WBSのつくりっぱなしはNG!新しいタスクの発生や、予期せぬスケジュールの変更は必ずあります。まめにWBSのチェックと更新を行い、全体の作業ボリュームと進行を常に把握しておくようにしましょう。

ポイントは、なるべく作業を細分化して考えること

突然ですが、カレーを作る場合で考えてみましょう。
「具材を炒める」という項目だと、タスク項目が大きすぎるため「肉が焦げてしまった…」「じゃがいもが固かった…」などのトラブルが発生するかもしれません。

しかし「1.じゃがいもを炒める」「2.玉ねぎを炒める」「3.肉を炒める」程度までタスクを細分化できると、
・じゃがいもは火が通りづらいから最初に炒めたほうがいいかも
・肉は焦げてしまうかもしれないから、最後に炒めた方がいいな
・あ、冷蔵庫に玉ねぎがなかった!買いに行こう!
など、リスクを発見しやすくなったり、抜け漏れを防止しやすくなりますね。

プロジェクトも同じくある程度タスクの粒を小さく考えることで、気づきにくかったトラブルの元を発見することに繋がります。

まとめ

短納期のプロジェクトなどは、特に急いでクラウチングスタートしたい気持ちになりますね。しかし、急発進は事故の元。
まずは一度立ち止まってタスクを洗い出しプロジェクトの全体を把握することで、リスクを回避し見通しの良いプロジェクトの管理を心がけましょう。

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